KI-Agenten und Assistenten, die Ihrem Team Routine abnehmen
Ein guter KI-Agent ist wie ein neuer Kollege, der eine Sache richtig gut kann. Er liest Anfragen, bereitet Angebote vor oder ordnet Zahlungen zu. Dabei arbeitet er nur mit den Daten, die Sie freigeben. Und wo es darauf ankommt, entscheidet weiter ein Mensch aus Ihrem Team.
Kennenlernen: 30 Minuten, kostenfrei und unverbindlich.
Kennen Sie das?
Wo Ihr Team jeden Tag Zeit verliert
Das Postfach füllt sich schneller, als es sich leert.
Anfragen, Rückfragen, Lieferscheine. Vieles davon ist Routine, aber jemand muss es lesen, sortieren und weitergeben.
Jedes Angebot fängt bei null an.
Die Anfragen ähneln sich, und trotzdem sucht jemand Preise, Textbausteine und alte Angebote zusammen. Diese Zeit fehlt im Vertrieb.
Wichtiges Wissen steckt in wenigen Köpfen.
Ist die eine Kollegin im Urlaub, weiß keiner so recht, wo die Vorlage liegt oder wie der Sonderfall läuft.
KI wird schon genutzt, nur jeder macht es anders.
Einzelne probieren ChatGPT aus, oft mit privaten Konten. Die Ergebnisse sind mal gut, mal falsch, und niemand weiß genau, welche Daten wo landen.
Erst der Assistent, dann der Agent
Die meisten fangen mit einem Assistenten an, und das ist gut so. Ihr Team lernt dabei, wie KI arbeitet und wo sie danebenliegt. Wie das aussieht, zeigt Sandra aus der Buchhaltung. Geht es um einen festen Ablauf ohne Rückfragen, ist KI-Automatisierung oft der einfachere Weg.
Projekt besprechenKI-Assistent
Beantwortet Fragen aus Ihrem Wissen.
- Kennt Ihre Vorlagen, Preislisten und Abläufe
- Nennt die Quelle, damit man nachprüfen kann
- Ändert nichts in Ihren Programmen
KI-Agent
Erledigt Arbeitsschritte und legt sie Ihnen vor.
- Liest E-Mails, Formulare und Belege
- Bereitet Entwürfe vor und trägt Daten ein
- Gibt unklare Fälle an Ihr Team weiter
Beispiele
So könnte Ihr Agent aussehen
Lotta, Ben und Mia sind Beispiele. Die Aufgaben sind typisch für viele Betriebe, bei Ihnen sehen sie vielleicht etwas anders aus. Wichtig ist bei jedem Agenten dasselbe: Er weiß, was er darf, und er weiß, was er nicht darf.
- Beispiel
Lotta aus der Buchhaltung
Bereitet Rechnungen vor und behält offene Posten im Blick.
Übernimmt
- Rechnungen aus erledigten Aufträgen vorbereiten
- Zahlungseingänge den Rechnungen zuordnen
- Zahlungserinnerungen entwerfen
Darf lesen
Auftragsliste, Kontoauszüge, Rechnungsvorlagen
Bleibt bei Ihnen
Jede Rechnung und jede Mahnung geht erst raus, wenn Sie sie freigegeben haben.
- Beispiel
Ben aus dem Vertrieb
Macht aus einer Anfrage einen fertigen Angebotsentwurf.
Übernimmt
- Anfragen im Postfach erkennen
- Angebote aus Preisliste und Textbausteinen vorbereiten
- ans Nachfassen erinnern
Darf lesen
Vertriebspostfach, Preisliste, frühere Angebote
Bleibt bei Ihnen
Rabatte, Sonderpreise und der Versand. Das Angebot verschickt ein Mensch.
- Beispiel
Mia aus dem Kundenservice
Beantwortet die häufigen Fragen und gibt den Rest an Ihr Team weiter.
Übernimmt
- Fragen zu Lieferzeit und Auftragsstatus beantworten
- Reklamationen erkennen und weitergeben
- neue Antworten für die Wissensbasis vorschlagen
Darf lesen
Wissensbasis, Auftragsstatus, Lieferzeiten
Bleibt bei Ihnen
Heikle Fälle, Kulanz und alles, wofür man Fingerspitzengefühl braucht.
Meine Empfehlung für den Start
KI-Agent Pilot
Sie testen KI an einem echten Ablauf und entscheiden danach mit Erfahrung statt Vermutung.
Für einen klar begrenzten Ablauf, an dem Sie KI im Echtbetrieb testen.
Enthalten
- Steckbrief: Ziel, Ablauf, Daten, Erfolgskriterien
- Klickbarer Prototyp
- Wissensquellen und Berechtigungen festlegen
- Tests mit echten Fällen
- Freigabeprozess und Übergabe
Ergebnis: Ein laufender Pilot und eine Entscheidungsgrundlage: ausbauen oder stoppen.
Fragen
Häufige Fragen.
Das hängt vor allem davon ab, wie viele Programme angebunden werden und wie viel geprüft werden muss. Deshalb fangen wir mit einem Steckbrief und einem kleinen Pilot an. Sie bekommen ein Angebot, bevor Sie sich festlegen.
Ja, das kann passieren. KI formuliert nicht jedes Mal gleich und kann sich irren. Deshalb bekommt der Agent nur geprüfte Quellen, wir testen mit echten Fällen aus Ihrem Alltag, und wichtige Schritte gibt ein Mensch frei.
Nur auf die, die Sie freigeben. Wir legen gemeinsam fest, was er lesen darf und was nicht, so wie bei einem neuen Mitarbeiter. Was er für seine Aufgabe nicht braucht, sieht er auch nicht. Auf Wunsch laufen die Systeme in der EU.
Oft ja, aber nicht immer ohne Aufwand. Manche Programme lassen sich leicht anbinden, andere nur über Umwege. Das prüfe ich im Steckbrief, bevor Sie Geld ausgeben. Für aufwendige Anbindungen arbeite ich mit Spezialisten zusammen.
Sie entscheiden. Läuft der Agent gut, bauen wir ihn aus oder nehmen den nächsten Ablauf dazu. Lohnt er sich nicht, hören wir auf. Auch das ist ein Ergebnis, und zwar ein günstiges.
Darum geht es mir nicht. Der Agent übernimmt die Routine, die ohnehin niemand gern macht. Ihr Team hat dann mehr Zeit für Kunden und für die Fälle, bei denen es auf Erfahrung ankommt.
Welche Aufgabe soll Ihr Agent übernehmen?
Beschreiben Sie in zwei, drei Sätzen einen Ablauf, der Ihr Team Zeit kostet. Ich melde mich persönlich, und im Kennenlernen schauen wir zusammen, ob ein Agent dafür passt.
Kennenlernen: 30 Minuten, kostenfrei und unverbindlich.
Danke. Ihre Nachricht ist angekommen.
Ich melde mich persönlich bei Ihnen.