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KI-Automatisierung für Abläufe, die von selbst laufen

Rechnungen abtippen, E-Mails sortieren, Daten von einem Programm ins nächste kopieren. Solche Arbeit muss heute kein Mensch mehr von Hand machen. Ich schaue mir Ihren Ablauf an, baue die Automatisierung und sorge dafür, dass dort ein Mensch draufschaut, wo es wichtig ist.

Ablauf prüfen lassenBeispiel ansehen ↓

Kennenlernen: 30 Minuten, kostenfrei und unverbindlich.

Kennen Sie das?

Arbeit, die niemand gern macht

Daten werden doppelt eingetippt.

Aus der E-Mail ins Warenwirtschaftssystem, von dort in die Tabelle. Jeder Übertrag kostet Zeit und ist eine neue Gelegenheit für einen Tippfehler.

Rechnungen liegen tagelang im Postfach.

Bis jemand sie prüft, zuordnet und weitergibt, vergehen oft Tage. Skonto verpasst man dabei schneller, als einem lieb ist.

Immer wieder dieselben E-Mails.

Wo bleibt meine Lieferung? Sind meine Unterlagen angekommen? Die Antworten stehen fest, geschrieben werden sie trotzdem jedes Mal neu.

Der Ablauf hängt an einer Person.

Nur eine Kollegin weiß, wie der Monatsbericht entsteht. Ist sie krank, bleibt er liegen.

Beispiel zum Durchklicken

Vom Postfach bis zur Freigabe

Der Agent arbeitet den Rechnungseingang Schritt für Schritt ab. Am Ende entscheiden Sie.

Rechnungseingang

Simulation · erfundene Daten

  1. Schritt 1 von 5

    Die Rechnung kommt per E-Mail

    Der Agent erkennt, dass es eine Rechnung ist, und legt den Anhang ab. Werbung und Rückfragen lässt er liegen.

    Von
    Nordlicht Bürobedarf GmbH
    Betreff
    Rechnung RE-2026-0815
    Anhang
    RE-2026-0815.pdf

  2. Schritt 2 von 5

    Die wichtigen Angaben werden ausgelesen

    Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und Fälligkeit. Niemand muss dafür etwas abtippen.

    Rechnungsdatum
    28.10.2026
    Betrag brutto
    1.249,50 €
    Fällig am
    11.11.2026

  3. Schritt 3 von 5

    Abgleich mit der Bestellung

    Passt alles zusammen, geht es weiter. Weicht etwas ab, markiert der Agent die Stelle und fragt nach, statt einfach weiterzumachen.

    Bestellung
    B-3317 gefunden
    Mengen
    stimmen
    Preise
    stimmen

  4. Schritt 4 von 5

    Ein Vorschlag für die Buchung

    Der Agent schlägt vor, wie die Rechnung gebucht wird. Buchen tut er nicht selbst.

    Kostenstelle
    Verwaltung
    Konto
    Bürobedarf
    Zahlung
    zum 11.11. vormerken

  5. Schritt 5 von 5

    Sie geben frei

    Ein Blick, ein Klick, und die Rechnung geht weiter in die Buchhaltung. Ohne Ihre Freigabe passiert nichts.

    Prüfung
    keine Abweichung
    Freigabe durch
    Buchhaltung

Lohnt sich das bei Ihnen?

Nicht jeder Ablauf sollte automatisiert werden. Wenn sich der Aufwand nicht rechnet, sage ich Ihnen das. Braucht der Ablauf Urteilsvermögen, ist ein KI-Agent oft die bessere Wahl. Wie ein Einstieg aussehen kann, steht unter Pakete & Preise.

Projekt besprechen

Passt gut

  • Der Ablauf wiederholt sich oft
  • Die Regeln lassen sich erklären
  • Die Daten liegen digital vor

Passt eher nicht

  • Jeder Fall ist anders
  • Es kommt aufs Bauchgefühl an
  • Der Ablauf kommt zweimal im Jahr vor

Einsparpotenzial

Was bringt das in Zahlen?

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen. Das ist ein Beispiel und keine Zusage, aber ein guter Startpunkt für unser Gespräch.

So rechnen wir: (Minuten heute − Prüfzeit) × Vorgänge ÷ 60 = frei werdende Stunden. Multipliziert mit Ihren internen Kosten pro Stunde ergibt sich der Wert dieser Arbeitszeit.

Frei werdende Zeit pro Monat

≈ 44 Std.

Heute60 Std.
Mit KI-Agent16 Std.

Das entspricht etwa 1.980 € Arbeitszeit im Monat und rund 528 Stunden im Jahr.

Freie Kapazität ist noch keine Einsparung. Kosten sinken erst, wenn dadurch z. B. Überstunden, Aushilfen oder Neueinstellungen entfallen. Kosten für Umsetzung und Betrieb sind nicht abgezogen.

Fragen

Häufige Fragen.

Eine Automatisierung folgt festen Regeln: Wenn das passiert, mach jenes. Ein KI-Agent kommt auch mit Unklarem zurecht, zum Beispiel mit einer frei formulierten E-Mail. Oft kombinieren wir beides, und KI kommt nur dort hinein, wo feste Regeln nicht reichen.

Mit vielen, die sich über eine Schnittstelle erreichen lassen, also E-Mail, Tabellen, Buchhaltung oder Warenwirtschaft. Ob es bei Ihrer Software einfach geht, prüfe ich vorher. Für schwierige Anbindungen arbeite ich mit Spezialisten zusammen.

Ein gut gebauter Ablauf merkt, wenn etwas nicht passt, und meldet sich, statt einfach weiterzulaufen. Wichtige Schritte gibt ein Mensch frei. Und Sie bekommen eine Beschreibung, wie der Ablauf funktioniert, damit er nicht nur in meinem Kopf existiert.

Bei einem klar umrissenen Ablauf gibt es oft nach wenigen Wochen einen ersten Prototyp, den Ihr Team mit echten Fällen testet. Einen Zeitplan bekommen Sie nach dem Kennenlernen.

Das hängt davon ab, wie viele Programme beteiligt sind und wie viele Sonderfälle es gibt. Nach dem Kennenlernen bekommen Sie einen Kostenrahmen, bevor Sie sich festlegen. Laufende Kosten, etwa für Lizenzen oder Server, nenne ich Ihnen vorher.

Welcher Ablauf soll von selbst laufen?

Beschreiben Sie kurz, was heute von Hand passiert. Ich schaue es mir an und sage Ihnen ehrlich, ob sich eine Automatisierung lohnt.

Kennenlernen: 30 Minuten, kostenfrei und unverbindlich.