Wie führe ich KI im Unternehmen ein?

Viele Unternehmen fangen mit der Frage an, welches KI-Werkzeug sie kaufen sollen. Ich fange lieber bei den Menschen und den Abläufen an. Ein Werkzeug, das keiner sicher bedienen kann oder das keine echte Aufgabe löst, bleibt nach ein paar Wochen liegen.

Deshalb arbeite ich in fünf Phasen. Jede hat ein greifbares Ergebnis, und nach jeder entscheiden Sie, ob es weitergeht. Ausführlich mit allen Details steht das Konzept auf der Seite KI im Unternehmen einführen.

Die fünf Phasen

1. Eine sichere Grundlage schaffen

Wir schauen uns an, welche KI-Werkzeuge und Konten es bei Ihnen schon gibt, auch die privaten. Mit Ihrem Datenschutzverantwortlichen klären wir Zugriffsrechte, Speicherorte und Spielregeln. Und wir sammeln Anwendungsfälle, also konkrete Aufgaben aus Ihrem Alltag, bei denen KI helfen könnte.

Ergebnis: ein Überblick, der Entwurf einer KI-Richtlinie und eine Liste von Anwendungsfällen, sortiert nach Nutzen.

2. Die Menschen mitnehmen

Geschult wird nach Vorwissen. Der langjährige Kollege ohne KI-Erfahrung braucht etwas anderes als die junge Kollegin, die schon jeden Tag damit arbeitet. Geübt wird an echten Aufgaben, nicht an Spielbeispielen.

Ergebnis: ein Team, das die freigegebenen Werkzeuge sicher nutzt, und dokumentierte Schulungsmaßnahmen.

3. Einheitliche Unternehmensassistenten einführen

Statt dass jeder mit eigenem Konto und eigenen Prompts arbeitet, stellen wir gemeinsam definierte Assistenten bereit. Ein Assistent ist eine KI mit festen Anweisungen, Vorlagen und geprüftem Wissen für eine bestimmte Aufgabe. Er bekommt klare Berechtigungen und wird mit echten Fällen getestet.

Ergebnis: ein bis drei Assistenten im Einsatz, zum Beispiel Sandra aus der Buchhaltung, ein erfundenes Beispiel, an dem ich zeige, wie so ein Assistent aufgebaut ist.

4. Abläufe automatisieren

Wenn die Grundlagen stimmen, verbinden wir ausgewählte Abläufe mit Ihren Programmen. Agenten bereiten vor, Ihr Team gibt frei.

Ergebnis: erste automatisierte Abläufe und eine Messung, wie viel Zeit sie wirklich sparen.

5. Betreuen und verbessern

KI-Modelle ändern sich schnell. Wir prüfen die Ergebnisse regelmäßig, passen Assistenten an neue Aufgaben und Modelle an und bauen aus, was sich bewährt.

Ergebnis: Lösungen, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen, und ein fester Ansprechpartner.

Wer schon weiter ist, steigt später ein. Arbeitet Ihr Team zum Beispiel schon mit einem geschäftlichen KI-Konto und klaren Regeln, beginnen wir vielleicht direkt mit Phase 3.

Was dabei rechtlich zählt

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 der KI-Verordnung der EU zur KI-Kompetenz, seit 27. Juli 2026 in der Fassung des „Digital Omnibus“. Unternehmen, die KI-Systeme in eigener Verantwortung einsetzen, heißen dort „Betreiber“. Sie ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Laut EU-Kommission ist dafür kein Zertifikat nötig, eine Dokumentation ist aber sinnvoll. Phase 2 deckt genau das ab.

Mehr dazu steht in der Antwort auf die Frage Brauchen wir eine KI-Richtlinie? Das hier ist eine Erklärung, keine Rechtsberatung.

Die häufigsten Stolpersteine

• Erst Lizenzen kaufen, dann überlegen, wofür. Besser umgekehrt.
• Eine Schulung für alle, danach nichts mehr. Die Fragen kommen erst im Alltag.
• KI verbieten, während das Team sie privat längst nutzt. Darum geht es in der Antwort auf Was ist Schatten-KI?
• Zu groß anfangen. Ein gut gewählter erster Anwendungsfall überzeugt mehr als zehn Ideen auf Folien.

Praxisbeispiel

Erfundenes Beispiel. Ein Hersteller mit 40 Mitarbeitenden. Einige nutzen ChatGPT privat, die Geschäftsführung will das ordnen. In Phase 1 zeigt eine kurze, anonyme Umfrage, wer was wofür nutzt. Daraus entstehen eine Richtlinie auf zwei Seiten und eine Liste mit fünf Anwendungsfällen. In Phase 2 lernen Vertrieb und Verwaltung in getrennten Gruppen, jeweils an ihren eigenen Aufgaben. In Phase 3 bekommt die Buchhaltung einen Assistenten, der Fragen zu Reisekosten aus der hauseigenen Regelung beantwortet und die Quelle nennt. Danach entscheidet die Geschäftsführung, ob Phase 4 kommt.